KPI’s em Cascata

Métodos para Planos de Metas envolventes!

Indicadores são uma das minhas paixões, isso porque reconheço a importância desta ferramenta para a Gestão dos Negócios. Alguns preferem chamar de KPI’s (Key Performance Indicator) ou Indicadores Chave de Desempenho, e para facilitar a leitura passarei a chamar de KPI’s.

Como consultora, perdi a conta de quantas vezes implementei e revisei KPI’s em corporações, em praticamente 100% dos projetos, em algum momento, chegamos neles ou temos eles como principal produto, sendo o destaque na implementação de Planos de Metas.

Para estas situações, recomendo para os meus clientes a adoção de metodologias conhecidas como Indicadores em Cascata.

Por que em cascata?

A razão é que a ideia central destes métodos é a participação de todos da empresa na construção do Plano de Metas, de cima para baixo, na obtenção dos resultados financeiros e estratégicos da organização. Nada mais fácil do que responsabilizar e monitorar este envolvimento do que através de KPI’s.

Aqui entra a questão da Mentalidade de Dono, estes métodos proporcionam que todos os funcionários, e não somente os sócios e executivos, pensem e ajam sobre questões importantes.

Sendo assim, para que sejam eficazes, devemos envolver 100% da empresa em “cascata”. Não pense em cachoeira e sim em níveis de responsabilidade e engajamento.

No topo da cascata temos o “head” da empresa, isto é, o dono, presidente ou CEO.

O que ele quer?

RESULTADO FINANCEIRO!!!

E o que mais?

CRESCER!!!

Mais alguma coisa?

VALORIZAR A EMPRESA!!!

E para isso ele precisa?

SATISFAZER OS CLIENTES E CONSUMIDORES!!!

Destas questões obtemos como resultado os KPI’s do Head da Empresa e para cada um deles devem ser estabelecidas Metas.

Para definição das metas gerais da empresa, o ideal é que seja estabelecido um Comitê Estratégico, que deve ser guarnecido de informações estratégicas e diversas com relação à evolução da empresa, do mercado, dos concorrentes, do cenário geopolítico e dos objetivos de crescimento do negócio, isto é, do Planejamento Estratégico e Diretrizes.

Estabelecidos os KPI’s com as Metas do Head, partimos para a construção dos indicadores dos executivos, isto é, vice presidentes, “C level’s” (CFO, CTO, COO, etc.), diretores e gerentes, conforme a estrutura da empresa.

Como vamos determinar estes KPI’s?

Seguindo algumas premissas básicas, como:

1. Contribuir para que o Head alcance suas Metas.
2. Ser pertinente às atribuições do executivo e relacionada às suas responsabilidades.
3. Contribuir de fato com os resultados, ser relevante.
4. Ideal que não passem de 04 Metas.

Podemos desdobrar ainda mais, até o nível de Coordenadores e Supervisores desde que seja relevante.

Como os demais funcionários irão contribuir?

É necessário que tenham conhecimento das Metas do seu departamento e de como o seu trabalho contribuí para que se alcance os resultados, de preferência tendo seus indicadores de produtividade vinculados aos KPI’s dos executivos.

Agora está na hora de você me perguntar:

Como ter certeza de que alcançaremos a meta?

Definidos os KPI’s, os executivos devem criar quantos Planos de Ação (veja aqui a Técnica do 5W2H) forem necessários para alcançarem as metas, envolvendo as pessoas de toda a organização, inclusive de outros departamentos e de qualquer nível hierárquico.

Todos da empresa devem estar comprometidos em alcançar os resultados! As insônias de preocupação e as festas das conquistas nunca mais ficarão reservadas ao topo da organização. São todos responsáveis e serão todos vencedores!

Isso que é envolver e engajar!!!

A comunicação é fundamental

A maior parte do trabalho começa agora, depois da definição dos KPI’s e planos de ação. Até o momento estávamos planejando, agora chega a hora da execução. Normalmente os resultados são apurados mensalmente e devem ser confrontados com as metas previstas (ou budget), um a um.

Estes resultados devem ser conhecidos por toda a organização, dependendo da empresa, optam por demonstrar parcialmente as metas para o nível abaixo, por questões de estratégia e de confidencialidade.

Porém, tudo o que tem contribuição direta de um funcionário para que seu superior alcance sua meta, deve ser de conhecimento dele.

E como conduzir todo este projeto que vai envolver a empresa de forma contínua, cabendo revisões de KPI’s, metas e planos de ação conforme os resultados obtidos?

Existem algumas Metodologias

Profissionais capacitados e experientes criam, adaptam e combinam metodologias quando instituem um Plano de Metas. Nas minhas consultorias, aconselho a adoção como base de dois deles, que vou apresentar aqui.

O primeiro deles é o:

Cascading

Nada mais do que Cascata em inglês, esta metodologia me foi apresentada por Brad Hams em Ownership Thinking, e parte das metas de longo prazo e de alto nível estratégico, que guiam a tomadas de decisão da organização.

Na imagem acima vemos o ponto de partida incluindo a missão, visão, valores e estratégias-chave da empresa.

Depois segue exatamente o descrito no item Cascata acima. O destaque fica para a formulação dos Planos de Ação.

A metodologia agrega uma estrutura nomeada como RIP (Rapid Improvement Plan) ou Plano de Melhoria Rápida onde todos na organização se envolvem.

Aqui as etapas para criação dos RIP’s:

1 . Identificar um KPI que precisa ser aprimorado.

2 . Identificar uma meta quantificável e um prazo para o RIP (normalmente 90 dias).

3 . Quantificar o benefício financeiro de atingir a meta.

4 . Determinar as ações e pessoas necessárias para atingir a meta.

5 . Nomear o RIP e criar um tema (dar “nomes aos bois realmente importa”).

6 . Identificar uma celebração para quando alcançar a meta (algo simbólico, como uma rodada de pizza).

Outra metodologia que sigo, vem da escola do Professor Falconi. Tive oportunidade de estar como executiva em empresas que adotaram o método e hoje o prazer de aplicar este conhecimento nos clientes:

Gerenciamento pelas Diretrizes

Ele é perfeito para definição dos KPI’s adequados e do como chegar à meta desejada entendendo bem onde a empresa está.

Parte da comparação entre a evolução de uma pessoa nas artes gerenciais e nas artes marciais, tanto pelo aspecto do caráter humano: necessidades espirituais e de destreza e saber extrair a verdadeira vontade de lutar; como de hierarquia: quanto mais somos hábeis, aprendendo e praticando, mais subimos de faixa ou cargo.

O foco central desta brilhante metodologia é o de solucionar problemas relativos aos temas prioritários da empresa. Estes serão considerados desde o estabelecimento dos KPI’s do Head, que são estratégicos e fora do gerenciamento da rotina do dia a dia da organização; até  a definição dos Planos de Ação.

Para tanto, coloca como fundamental:

1. O comprometimento da alta liderança e a participação de todos os funcionários.
2. Ter como ponto de partida as Diretrizes da empresa: Plano Estratégico (longo prazo), Plano Anual apoiado pelo Orçamento Anual.
3. Cumprir fielmente as etapas do PDCA

A implementação de um Plano de Metas é complexa, exige bastante dos funcionários, em especial dos executivos e é uma das minhas paixões.

Participando como facilitadora aprendo exatamente tudo sobre a organização, aguçando minha visão sistêmica e subindo o nível do meu conhecimento a cada aplicação.

É um trabalho feito a muitas mãos, colaborativo, envolvente e que traz resultados comprovados.

Quem adota em sua empresa nunca mais abandona, e a cada ano aprimora mais sem abandonar a essência do bom gerenciamento por cascata ou diretrizes: simplicidade, transparência, envolvimento de todos e foco no que importa.

Fontes:
[1] Ownership Thinking: How to End Entitlement and Create a Culture of Accountability, 
Purpose, and Profit; by Brad Hams; Publisher: McGraw-Hill
[2] Gerenciamento pelas Diretrizes (Hoshin Kanri): o que membro da alta administração precisa 
saber para vencer os desafios do novo milênio; por Vicente Falconi; 5ª edição; Editora FALCONI