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Gerenciar não é dar ordens!

Num cenário mundial de evolução, onde gerenciar mudanças, inovação, crises e disrupção transformou-se no novo normal, as empresas buscam metodologias de gestão de negócios que possam responder a este panorama, de forma estruturada e ágil e que permeiem por toda a corporação.

Um dos métodos de condução mais sólido aplicado no Brasil é o GPD – Gerenciamento pelas Diretrizes, que tem como objetivo, permitir a transformação das estratégias da organização em realidade.

Quem trabalha com ele sabe que é disciplinador na busca do atingimento de metas, mas está longe de estabelecer objetivos e deixar o barco ir, entende que:

“Gerenciar não é dar ordens, mas liderar no sentido de garantir que as metas necessárias à sobrevivência de uma empresa sejam atingidas. Para isso, é necessário ter método e seguir um certo ritual.” Vicente Falconi Campos

O que é Gerenciamento pelas Diretrizes?

Baseado no gerenciamento pela qualidade total nas atividades, o GPD ganhou força ao Brasil a partir de 1996 pelas mãos do consultor Vicente Falconi e tem sido amplamente utilizado, nas mais diversas formas, para gerenciar:

  • metas oriundas da formulação estratégica,
  • metas setoriais,
  • orçamentos tradicionais e
  • orçamentos matriciais

“O GPD é uma atividade continuada que busca a melhoria da organização, promovendo o rompimento da situação atual (breakthrough) para atingir os resultados necessários à sua sobrevivência.”

Em que momento implementar o GPD?

Quando a empresa está com dificuldades em atingir as suas metas impostas pelo mercado e a Rotina do Trabalho Diário não funciona mais, é hora de implementar o GPD.

Alguns exemplos:

  1. Os cenários externos ou internos do seu negócio sofrem mudanças constantes, por inovação, por exemplo.
  2. As exigências do mercado e o desempenho dos concorrentes crescem mais rápido do que a sua capacidade de melhorar a rotina da sua organização.
  3. Seus negócios estão com problemas sem solução aparente.
  4. As metas estabelecidas não podem ser atingidas pelo gerenciamento da rotina.
  5. Resolver problemas crônicos e difíceis da organização, que apesar de muito esforço ainda não foram resolvidos.
  6. Superar problemas importantes e desafiantes, como crises, que aparecem pela necessidade de sobrevivência da organização.

Quais são os Pilares do GPD?

Para que o Gerenciamento por diretrizes funcione de fato, é preciso que seus pilares sejam respeitados, sem eles você corre o risco de não conseguir alcançar o sucesso esperado.

A seguir relaciono os principais, para que possa refletir se está preparado para iniciar uma jornada com o GPD.

1. Gerenciamento do PDCA

Podemos resumir todo o trabalho aplicado ao GPD numa única frase:

É o método do gerenciamento do PDCA dentro do ambiente empresarial.

Sendo assim, o caminho para se atingir as metas da empresa é o do cumprimento de todas as etapas do PDCA, colocando em prática o Plano Anual da organização.

Significado resumido das etapas do PDCA:

PLAN >> estabelecimento das diretrizes para todos os níveis gerenciais

DO >> execução das medidas prioritárias e suficientes

CHECK >> verificação dos resultados e do grau de avanço das medidas

ACTION >> análise da diferença entre as metas e os resultados alcançados, determinação das causas dos desvios e recomendações das medidas corretivas

2. Papel fundamental da liderança

Neste modelo, a participação ativa e comprometida da liderança em todos os níveis, assumindo total responsabilidade pelas diretrizes, é fundamental para o atingimento dos objetivos da empresa.

A metodologia envolve os líderes em compromissos regulares, como reuniões de resultado, sistema de informações atualizados, análise detalhada das variações e implementação de mudanças quando necessário.

Sem a participação da alta administração, envolvendo todos os funcionários com entusiasmo e transparência, desde a implementação de soluções, até a busca de resultados satisfatórios através do cumprimento de metas, não há como se estabelecer o GPD.

3. O alinhamento com o Planejamento Estratégico

GPD é baseado no Plano Anual da companhia e tem como ponto de partida as metas anuais, os planos de ação em andamento e o orçamento anual estabelecidos para a empresa.

Estas ferramentas devem estar alinhadas com o Planejamento Estratégico, que é um plano de longo prazo, com visão do futuro, entre 05 a 10 anos, prevendo mudanças estruturais no negócio e inovação.

4. Metas

Para cada objetivo a ser alcançado pela empresa deve-se estabelecer no mínimo uma meta. O conjunto de metas serão os direcionadores para que a organização alcance os resultados esperados.

“Uma meta é um gol. Um ponto a ser atingido no futuro.”

E é constituída de três partes:

  1. um objetivo gerencial,
  2. um valor e
  3. um prazo.

5. Reuniões de Acompanhamento

Mensalmente os resultados reais devem ser apresentados, assim como as variações com relação as metas estabelecidas.

Os gestores devem apresentar justificativas detalhadas em relação às variações apresentadas, além de sugestões de planos de ação para as devidas correções e mudanças na Rotina do Trabalho, para serem validadas pela alta administração.

Com isso, as ações de todas as áreas são compartilhadas, aumentando a sinergia entre os departamentos e seus executivos, que podem colaborar com ideias e ações concretas para obtenção do resultado geral da empresa.

6. Sistema de Informações

É preciso o estabelecimento de um sistema de informação padronizado, seguro e que garanta o resultado mensal de forma ágil para todos os gestores, com informações contábeis, financeiras, organizacionais, comerciais e demais relacionadas com as metas.

Considerando que o sistema precisa ser ágil, é aconselhada a apresentação em no máximo 01 semana, após o fechamento das informações mensais para que as ações sejam tomadas de forma a mitigar as variações negativas.

7. Análise das variações

As empresas precisam assumir que explicações sobre metas não atingidas não bastam para garantir o cumprimento dos objetivos, e que planejamento sem gerenciamento é o mesmo de dizer que quando as metas não são cumpridas nada será feito a respeito.

Os gestores são responsáveis pela reflexão ou análise sobre as metas e respectivas anomalias ou variações apresentadas. Devem prestar contas à alta administração de forma detalhada, com dados e fatos.

Eu Empresa - Gerenciamento-Pelas-Diretrizes-Conceito

8. Planos de Ação

Sempre que ocorrer uma anomalia ou variação sobre uma meta, um Planos de Ação deve ser instituído, com a definição de responsáveis, sendo o ideal a adoção da metodologia 5W2H.

Os Planos de Ação devem ser acompanhados até a solução das anomalias e da implementação das mudanças necessárias na Rotina do Trabalho.

9. Auditorias

Nas áreas em que as metas não são atingidas, cabem auditorias a serem feitas por uma área neutra e suas conclusões levadas à alta administração.

Sempre realizadas na intenção da identificação de medidas corretivas, não observadas até então pela liderança responsável pelas áreas comprometidas.

10. Processos

GPD busca o Gerenciamento dos Processos, e permite a absorção de novos conhecimentos e tecnologias, assim como de melhorias na padronização nas Rotinas do Trabalho Diário.

Sendo assim, para que as metas sejam atingidas, os processos que geram o resultado devem ser modificados sempre que necessário. Afinal problemas são nada mais do que resultados indesejáveis dos processos.

11. Desdobramento de metas

As metas da alta direção da empresa são estabelecidas a partir do Plano Anual e Orçamento, as metas dos departamentos e áreas devem ser implementadas em cascatasuportando as metas da alta direção, garantindo o atingimento dos objetivos da empresa.

Assim, as metas de todos os líderes estão interligadas e contribuem para os resultados desejados pela organização.

Eu Empresa - Cascading - Ownership Thinking
(*) Sugestão de texto complementar: KPI’s em cascata.

Vantagens

Esta metodologia está consolidada em empresas de portes e segmentos distintos no Brasil, isso devido ao seu histórico de sucesso, flexibilidade e fácil entendimento.

Abaixo relaciono importantes destaques na adoção do GPD:

  • Foco no alcance dos objetivos e resultados financeiros da organização.
  • Flexibilidade para mudanças.
  • Alinhamento de todos os níveis da organização com o Plano Anual e o Planejamento Estratégico.
  • Incentivo à inovação e melhoria contínua.
  • Fácil combinação com ferramentas ágeis.
  • Engajamento dos funcionários.
  • Clareza dos processos.
  • Transparência nas informações.

Cuidados

Como em toda metodologia, são mostrados pilares básicos a serem seguidos, porém as particularidades e ritmo de cada organização devem ser respeitados.

Além disso, o GPD deve ser muito bem estruturado e acompanhado, sendo fortemente aconselhado a nominação de um “gestor do sistema” para garantia dos compromissos.

Além disso, destaco mais alguns pontos a observar:

  • Acompanhamento e comprometimento de toda a liderança, principalmente da alta direção.
  • Ter um sistema de informação, com os números contábeis, financeiros, operacionais e comerciais, ágil e preciso.
  • A exposição é grande e alguns líderes podem se sentir inibidos ou pressionados.
  • Exige disciplina e atenção e por isso transforma a cultura organizacional.

Implementação

GPD pode ser implementado até mesmo em empresas que ainda estão em aprendizado com relação ao planejamento, o importante é que todos os envolvidos aprendam a “fechar o ciclo do PDCA”, ou seja, o ciclo de controle.

Mesmo que o planejamento não tenha sido bem feito, as pessoas irão aprender ao longo do ano, a responder pelas metas e suas variações e a implementar mudanças ágeis sempre que necessário. Acompanhando a evolução dos resultados e do esforço de toda a organização na busca de resultado.

Por isso, o GPD considera a implementação em etapas, fazendo uma analogia com as artes marciais, sugerindo que aprender a gerenciar é semelhante a aprender artes marciais, “em 05 anos, com muito trabalho e dedicação, recebe a faixa preta”.

As etapas de implementação do GPD em faixas:

BRANCA >> estabelecer um Sistema de Gerenciamento pelas Diretrizes e capacitar todos os participantes a trabalhar de acordo com o sistema.

MARROM >> aprofundar a capacidade de planejamento do corpo técnico e gerencial da empresa, melhorando o nível de certeza de se atingirem as metas.

PRETA >> capacitar as pessoas da empresa a responder rapidamente às necessidades e exigências da sociedade através da harmonia, eficiência e eficácia conseguidas por organizações interfuncionais.

Por isso, vale a pena avançar na complexidade, agregando outras ferramentas, à medida que todo o corpo de liderança e colaboradores tenham compreendido a metodologia e tenham conseguido fechar o ciclo de controle em toda a empresa, ou seja, gerenciando.

A recomendação é iniciar de forma bem simples, envolvendo todas as pessoas da organização e, então, aperfeiçoar gradativamente na medida que todos pratiquem e entendam o sistema, colhendo cada vez mais os bons frutos do método.

União com métodos ágeis

O GPD conversa muito bem com outras ferramentas, agregando outros recursos, em especial os ágeis, em todas as fases do PDCA.

Métodos como, Análise SWOTFCAMetas SMART, Design Thinking, Matriz GUT e Sprint são bem vindos para compor o sistema.

A empresa e executivos que se disporem a trabalhar com o GPD viverão uma oportunidade única de sentirem os negócios em “suas mãos”, compreendendo de forma sistêmica o impacto de cada processo e suas metas para o alcance dos resultados desejados.

É um sistema de valorização da liderança eficiente e que assegura a transparência e a agilidade na solução de problemas, garantindo a sobrevivência e o crescimento continuado da organização.

Eu Empresa está capacitada para ajudar o seu negócio a implementar e entender o funcionamento do GPD, independentemente do nível de maturidade que se encontra o seu planejamento e gestão, e do porte e do segmento em que ele está inserido.

Nossa qualificação foi construída ao longo de anos de uso do GPD em empresas renomadas, enquanto executivos, e na implementação da ferramenta em clientes da consultoria ao longo dos anos.

Conte com nossa ajuda!

Fonte

[1] Livro: Gerenciamento pelas Diretrizes | O que todo membro da alta administração precisa saber para vencer os desafios
do novo milênio; Falconi, Vicente; Editora Falconi; 5ª edição

[2] Vídeo: Como estabelecer metas – Guru em 60 Segundos; Canal do Youtube Falconi