Como implantar um Orçamento Empresarial sem sofrimento

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Quando sua organização começar a ter como prática a elaboração do Orçamento Anual, garanto que ela vai subir tremendamente de patamar.

Nada supera um bom Orçamento Empresarial, com ele você antecipa as tendências dos seus resultados. Sendo consistente, isto é, mensalmente fazendo o comparativo com o resultado, rapidamente você poderá acertar o rumo das coisas; corrigindo prejuízos e investindo mais no que dá retorno.

Acredite, existe como implantar um Plano Orçamentário ágil, prático e descomplicado

Sei que você deve estar pensando que é algo complexo, burocrático, demorado e precisa de um especialista em sua empresa para implantar e depois manter. Tenho muito “tempo de estrada” fazendo Orçamento para as empresas e garanto, que tudo isso são crenças que devem ser quebradas.

O Orçamento evoluiu, precisou evoluir para atender a Era Pós-Digital, empresas de crescimento exponencial, às mudanças constantes de tecnologia e automação e, principalmente, ao fim da vantagem competitiva.

Complexo, mas descomplicado

Para ter sucesso, nada deve ficar de fora do Orçamento, procure logo no início contemplar todas as receitas, custos e despesas. Mesmo que não tenha 100% de precisão, as revisões mensais vão ajudar no aprimoramento da ferramenta.

“Contemplar tudo” soa complexo, mas podemos deixar o processo ágil, aproveitando controles já existentes. A base do Orçamento são os números contábeis, porém podemos usar as composições de contas gerenciais que comprovam os números, desde que conciliados.

Nada burocrático

Tudo que acontece na sua empresa é transformado em números e estes números são os componentes do Orçamento.

Aquelas empresas que não têm a rotina de controlar seus processos e projetos sistematicamente, terão que apurar correndo os números para cumprir as exigências orçamentárias.

Já aquelas que têm o controle no seu DNA, o projeto de implantação, e depois sua manutenção, flui. Todos ficam felizes em poder ver o andamento da empresa como um todo e em partes através dos números.

Você precisa de um dono

Dependendo do porte da empresa, o dono, o gerente financeiro ou mesmo um bom analista pode ser responsável pela implantação, basta que seja responsável e que cuide como se fosse o dono do negócio. Caso ele não tenha conhecimento o suficiente, pode ser treinado durante o processo.

De todas as implantações que participei, na maioria estive como consultora e mentora. Na medida que orientava a construção do Orçamento, ensinava como fazer. A consultoria é um investimento rápido e de retorno certo.

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Que tal ter uma ideia de como funciona o processo de implantação?

Na Eu Empresa aconselhamos o uso do Orçamento Base Zero – OBZ em conjunto com o Gerenciamento Matricial de Despesas – GMD. Aplicamos em várias empresas, de diferentes segmentos e porte, com sucesso, além de abrir um caminho rápido para ferramentas de controle e gerenciamento, como KPI’s.

Considerando que estamos falando de uma empresa que mantém sua contabilidade atualizada, relaciono 10 etapas básicas que normalmente consideramos no Planejamento Orçamentário, não importando a metodologia.

Gostamos de controlar o andamento de cada projeto através do Diagrama de Gantt, onde contemplamos estas etapas:

1 – Conhecer e Alinhar

Entender o contexto da empresa, considerando que cada ano o escopo deve mudar, são muitas as variáveis, como:
• Segmento
• Porte
• Número e complexidade dos produtos e serviços
• Volume de processos
• A existência ou não de um Plano Estratégico
• A existência ou não de um Plano de Vendas e Plano de Marketing
• Maturidade da empresa no mercado
• Maturidade dos executivos com relação à construção de um orçamento
• A situação dos números contábeis
• As ferramentas que o cliente dispõe
• As movimentações pretendidas no decorrer do período a ser orçado

2 – Planejar

Com base nas informações levantadas e análise dos documentos preliminares, é hora de  preparar um resumo, que gosto de chamar de Cenários e Diretrizes, onde são relacionados os pontos relevante para a construção do Orçamento daquele ano, como será estruturado e quais serão os participantes e responsáveis.

3 – Detalhar

Identificar as contas, seus responsáveis e relevância. Preparar os Mapas Orçamentários, por responsável, com as premissas para os cálculos e informações históricas como auxílio à analise.

Normalmente é a fase mais demorada, nada pode ficar de fora e a forma como vai se tratar cada tipo de receita ou gasto é determinante para o sucesso do projeto.

4 – Treinar

Com os Mapas prontos e premissas definidas, é hora de treinar todos os responsáveis pelo Orçamento e os colaboradores na construção do mesmo.
São relembrados do Cenário e Premissas e ensinados a como apurar e preencher os Mapas Orçamentários.

5 – Executar

Momento com maior volume de trabalho, onde as dúvidas dos gestores são tiradas e quando se auxilia os envolvidos na apuração e preenchimento dos valores dos Mapas.

Analisamos todos os detalhes e por vezes passamos por inúmeras revisões até se concretizar uma versão coerente com os objetivos e acuracidade dos números.

6 – Consolidar

Os Mapas agora devem ser revisados e depois consolidados, primeiro por Diretoria e depois de forma Geral. Para cada fase de consolidação buscamos a aprovação por hierarquia.

7 – Negociar

Com o Orçamento consolidado, invariavelmente ajustes são necessários para que se chegue aos resultados e margens esperados. Simulações com cenários diferentes, conforme questionamento das Diretorias, são realizadas.

8 – Aprovar

Simulações feitas, a versão final é estabelecida, é a que mais se aproxima com os objetivos da organização. Aprovada formalmente é divulgada para a empresa e será monitorada durante todo o ano, onde poderá passar por revisões sempre que necessário.

9 – Definir Metas e Indicadores

Com o Orçamento definido e aprovado, metas e indicadores e planos de ação por área e responsáveis são definidos. Deverão ser acompanhados juntamente com a comparação mensal de orçado x realizado.

10 – Treinar

Os responsáveis pelo acompanhamento mensal do Orçamento, realizando a apuração dos números realizados, os comparativos e análises de desvio, devem ser treinados para que se sintam seguros ao realizar estre trabalho ao longo do ano.

O sucesso do Orçamento depende do nível de comprometimento e interesse de todos os envolvidos no processo

O comprometimento é natural quando a empresa já tem a cultura de analisar os números e de ter controle sobre os processos, mas nada se iguala ao envolvimento do principal executivo da empresa no processo, apoiando os participantes e cobrando as análises e ações corretivas.

By |2018-10-19T23:46:38+00:0010 de outubro de 2018|Categories: Gestão Empresarial|Tags: , , |

Sobre o Autor:

Sandra Paladino
Ajudo empreendedores e empresários a terem mais resultado em seus negócios e mais tempo para uma vida integral, através de consultoria e mentoria em gestão e planejamento estratégico. Sou especialista em Plano Orçamentário e Branding.

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